Il n'y a pas de limite au nombre de cercles que peut avoir une organisation.

Cependant, il faut se rappeler que le cercle est une entité structurelle, et pas une représentation conceptuelle: le cercle ne sert pas à représenter visuellement ou graphiquement une organisation, mais à identifier au sein de l'organisation un certain nombre de rôles ou de cercles spécifiques (et donc de personnes) qui sont appelés à se rencontrer régulièrement pour se synchroniser, échanger des informations, définir les priorités ou repenser leur organisation.

Lors des réunions d'un cercle, vont se retrouver les personnes en cherge des rôles opérationnels du cercle et les représentants des cercles spécifiques (s'il y en a) encadrés par les rôles structurels. Il n'y a pas de limite au nombre de rôles et de cercles spécifiques qui se retrouvent lors d'une réunion, cependant, il est important d'être attentif aux phénomènes suivants:

• S'il y a plus d'une douzaine de personnes qui se retrouvent, c'est-à-dire que les rôles et cercles sont répartis entre plus de douze personnes, alors certains mécanismes, comme les prises de décisions collectives, vont devenir plus difficile ou tout au moins plus long. Il peut être intéressant, à ce stade, d'envisager de regrouper plusieurs rôles en un cercle spécifique, histoire de n'avoir plus que deux représentants pour un ensemble de rôles connectés par une activité spécifique.
• Si lors des réunions, les points ne concernent qu'un petit ensemble de personnes, alors que d'autres ne sont ni concernées, ni impliquées, il peut être intéressant de regrouper, là aussi, ces personnes dans un cercle spécifique.

Augmenter le nombre de cercles a un impact sur la dynamique de groupe: chaque cercle est supposé organiser régulièrement des réunions opérationnelles, et des réunions de réorganisation. Cela augmente donc le nombre de réunions au sein de l'organisation.

Cependant, le calcul de l'efficacité peut être assez complexe:

• Si 8 personnes se retrouvent pendant 2h chaque semaine, mais que 4 ne sont pas concernées par la moitié des points traités, alors c'est plus efficace de créer une réunion d'une heure avec les 4 personnes concernées dans un cercle spécifique, puis une deuxième réunion d'une heure pour synchroniser les infos importantes avec le reste du groupe.
• Si un grand groupe de 15 personnes se retrouvent pour une grande réunion de 3h chaque semaine, alors il est plus efficace de créer des cercles spécifiques qui permettent à 5 à 6 personnes de se retrouver chaque semaine pendant 1 à 2 heures, puis à leurs 6 représentant de se retrouver une fois par mois pour une synchronisation globale.

A travers ces deux exemples, on comprend rapidement qu'il n'y a pas de recettes miracles, et que c'est la pratique qui nous indique ce qui est juste, en fonction de ce que l'on cherche, du temps que l'on a et du besoin de l'équipe d'échanger de l'information.

Il s'agit surtout de s'assurer du temps individuel que chacun-e passe en réunion. Dès que cela dépasse le 10 à 15% de son temps, c'est qu'il est pertinent de questionner la structure. Car en gouvernance partagée, ce n'est pas dans les temps de réunions que l'on fait les choses.