Pour bien remplir son rôle, une raison d'être doit être inspirante tout en définissant bien ce qui est à faire.

Pour cela, nous conseillons de toujours veiller à y retrouver, au minimum, ces deux éléments:

• Le pourquoi : Pourquoi l'organisation, le cercle ou le rôle existe ? Que manquerait-il respectivement au monde, à l'organisation ou au cercle pour aller dans le bon sens, pour faire ce qui doit être fait ? Quelle est le sens de l'activité ?
  Trop souvant, des personnes réalisent des tâches sans savoir à quoi cela sert. Des personnes rédigent des rapports, traitent des données, fabriquent des pièces dont elles n'ont pas conscience de l'utilisation finale. Trouver la bonne formulation du pourquoi permet d'insister sur l'utilité de l'élément (organisation, cercle ou rôle) et sa capacité à contribuer à quelque chose de plus grand.
• Le quoi : Qu'est-ce qui est fait, quel est le résultat attendu ? Lorsqu'on parle de résultat attendu, il ne s'agit pas de tomber dans l'énumération d'une liste de tâches, mais bien de l'expression d'un but à atteindre, d'une scène de rêve vers laquelle canaliser les forces d'une équipe ou d'un individu.

Quelques exemples de raisons d'être pour des cercles et des rôles:

• Cercle communication : Diffuser nos offres et des nouvelles de notre actualité sur tous les canaux de communications disponibles, afin de créer une communauté de personnes inspirées par nos actions, notre philosophie et désireuses de suivre nos formations.
• Rôle site web : Organiser, structurer et présenter l'information concernant notre organisation et nos activités sur un site Internet, en permettant aux visiteurs de découvrir qui nous sommes, ce que nous offrons et pourquoi nous le faisons et en facilitant les inscriptions à nos événements.
• Rôle trésorerie : Tenir régulièrement à jour la comptabilité de l'organisation et rendre accessible les chiffres clés de notre santé financière à tous et toutes, afin d'offrir à tous les membres de l'organisation une vision claire de notre statut financier, leur permettant de prendre de façon autonome des décisions budgétaires raisonnables.
• Cercle support : Soutenir de façon transversale l'ensemble des cercles de l'organisation en mettant à disposition les outils informatiques nécessaires à une bonne collaboration ainsi qu'à la réalisation des tâches nécessaires à la réalisation de notre mission, ainsi qu'en offrant un système interne de formation, de soutien et d'accompagnement dans la prise en main de ces outils.

Chaque organisation va développer son propre style litéraire, basé sur les préférences de ses membres. De nombreuses variations sont ainsi possibles. Le plus important reste que la personne en charge d'un rôle ou au pilotage d'un cercle se reconnaisse dans l'expression de cette raison d'être, et se sente légitime de proposer des modification s'il ne se sent pas porté par celle-ci.

Dans le cas spécifique de la raison d'être d'une organisation, nous invitons à compléter son contenu selon le caneva suivant:

• Qui ? : Qui sommes-nous ? Avons-nous une identité professionnelle, morale ou régionnale ? Pouvons-nous nous définir pour que celles et ceux qui veulent nous rejoindre puisse (ou non) se reconnaître dans cette description ? Est-ce que cette description nous enferme et nous limite, ou au contraire nous offre la possibilité de filtrer à l'entrée des personnes qui ne se reconnaîtrait pas dans cette définition.
• Pouquoi ? : idem que ci-dessus. Le terme vision peut être utilisé pour définir cette partie, car elle reflète souvant la vision du monde que l'on souhaite voir émerger et auquel on entend contribuer.
• Quoi ? : idem que ci-dessus. Le terme mission peut être également utilisé pour définir cette partie, car elle représente ce que nous allons construire à long terme.
• Pour qui ? : Qui sont nos clients directs de nos actions ? Sont-ce des bénéficiaires directs ou indirects ? Par exemple si nous vendons des gillets de sauvetage, nous le faisons pour que les passagers d'un bateau ne se noient pas, mais nos clients sont les compagnies maritimes.
• Quels bénéfices ? : Quels sont les raisons pour lesquels ces clients nous resteront fidèles, parleront de nous, reviendrons chercher quelque chose chez nous. Cette approche partiellement orientée vente ou marketing vient nous rappeler que pour survivre en tant qu'organisation, nous devons amener une plusvalue et fonctionner économiquement.

Mis ensemble, ces différents éléments constituent la raiosn d'être de l'organisation, qui devrait pouvoir tenir en 2 ou 3 phrases sur une demi page A4: nous recommandons de la rendre accessible et facilement consultable par tous et toutes. Si ce document est trop long, il finit généralement au fond d'un tirroir.